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Ersetzendes Scannen – ab in die Ablage P

Das Finanzamt billigt elektronisches Archivieren. Unternehmer können Dokumente scannen und das Original entsorgen – wenn sie die Vorgaben des Fiskus beachten.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Für Jens Rist­edt gehören elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen zum Tages­geschäft. „Wir erhal­ten viele Rech­nun­gen per Mail, die wir sep­a­rat spe­ich­ern und archivieren.“ Zu kämpfen hat der Inhab­er der Rist­edt City Mod­e­haus GmbH in Bre­men vor allem damit, dass Dateien an die zen­trale Mailadresse gehen: „Das erschw­ert die Weit­er­ver­ar­beitung, weil wir intern erst den richti­gen Adres­sat­en ermit­teln müssen“, klagt Rist­edt – diese Suche nimmt bei dem Einzel­händler oft viel Zeit in Anspruch. Aber grund­sät­zlich ist der Umgang mit dig­i­tal­en Doku­menten ein­fach und einge­spielt.

Unterlagen einscannen

Einge­spielt ist auch der Umgang mit Rech­nun­gen, die auf Papi­er ankom­men – nur ist es hier nicht ganz so ein­fach. Die Schreiben wer­den in der Buch­hal­tung bear­beit­et und anschließend abgelegt, wie es seit jeher Usus ist, sagt Rist­edt: „Wir archivieren klas­sisch in Ord­nern.“ Mit­tel­fristig aber will er begin­nen, Papier­belege zu scan­nen und den Prozess sauber zu doku­men­tieren. Dadurch kön­nte er erre­ichen, dass nicht nur die Angestell­ten und der Steuer­ber­ater mit dig­i­tal­en Doku­menten arbeit­en, son­dern dass zudem statt der aufwendi­gen Lagerung von Akten die Entsorgung der Orig­i­nale in der Ablage P möglich ist – in diesem Fall einem Akten­ver­nichter.

Eröffnet hat sich diese Per­spek­tive, seit die Finanzbe­hör­den das erset­zende Scan­nen akzep­tieren. Es beste­ht aus zwei Säulen: Beim Scan­nen eines Doku­ments muss exakt sowie lück­en­los nach­weis­bar einem genau vorgegebe­nen Prozess gefol­gt wer­den. Und dann ist die dig­i­tal­isierte Ver­sion nicht verän­der­bar und jed­erzeit abruf­bar in einem revi­sion­ssicheren Archiv aufzube­wahren – die Funk­tio­nen bieten bere­its heute Pro­gramme wie DATEV DMS clas­sic pro oder DATEV Unternehmen online. „Das Finan­zamt will jeden Schritt am Doku­ment nachvol­lziehen kön­nen“, warnt Chris­t­ian Michel, Experte beim Deutschen Steuer­ber­ater­ver­band in Berlin, jeden Unternehmer vor einem leicht­fer­ti­gen Umgang mit dem Ver­fahren. Nur so sei sicherzustellen, dass nichts manip­uliert wurde. „Andern­falls dür­fen Papier­doku­mente nicht ver­nichtet wer­den“, betont Michel.

Vorgehen dokumentieren

Wer das erset­zende Scan­nen nutzen will, sollte also mit dem Steuer­ber­ater ein wasserdicht­es Ver­fahren entwick­eln und jedes Detail klären. Bun­dess­teuer­ber­aterkam­mer und Deutsch­er Steuer­ber­ater­ver­band haben eine Muster-Ver­fahrens­doku­men­ta­tion erar­beit­et. Auf 19 Seit­en wer­den mögliche Schritte beschrieben, von der Belegver­ar­beitung im Postein­gang über die Prü­fung und Dig­i­tal­isierung bis zur Archivierung. Das Muster verdeut­licht, was der Fir­menchef beim rechtssicheren erset­zen­den Scan­nen alles berück­sichti­gen muss.

Grund­sät­zlich dür­fen Unternehmer fast alle buchungsrel­e­van­ten Belege elek­tro­n­isch ein­le­sen und danach ver­nicht­en, falls das gesamte Scan­ver­fahren detail­liert doku­men­tiert wird. Ges­can­nte Doku­mente dür­fen nicht mehr verän­dert wer­den und der Orig­i­nalzu­s­tand muss zweifels­frei beleg­bar sein. „Der Unternehmer ist daher zunächst verpflichtet, eine entsprechende Organ­i­sa­tion­san­weisung zu erstellen“, erläutert Roland Klee­mann, Prä­sidialmit­glied der Bun­dess­teuer­ber­aterkam­mer. „Sie regelt zum Beispiel, wer in der Fir­ma scan­nen darf und welche Doku­mente elek­tro­n­isch archiviert wer­den sollen.“

Wichtig ist, Dateien nicht nur irgend­wo auf der Fest­plat­te abzule­gen. Sie soll­ten getren­nt in einem revi­sion­ssicheren Sys­tem gespe­ichert wer­den. Dort bleiben sie gemäß der Auf­be­wahrungs­frist zehn Jahre und müssen – selb­st falls sich die IT-Umge­bung ändert –
jed­erzeit auszuw­erten sein. Was ges­can­nt wurde, darf nicht kopiert wer­den. Jede Rech­nung ist ein­mal zu archivieren. Wird sie aus­ge­druckt und durch hand­schriftliche Anmerkun­gen ergänzt, etwa wenn der Mitar­beit­er eine Rech­nung kor­rigiert, muss sie erneut ges­can­nt wer­den. Der Prozess sollte nach dem Vier-Augen-Prinzip kon­trol­liert wer­den. Deshalb soll­ten Dateien beim erset­zen­den Scan­nen nur elek­tro­n­isch weit­er­ver­ar­beit­et wer­den.

Revisionssicher archivieren

Ste­hen die Prozesse, ist das revi­sion­ssichere Archivieren mit DAT­EV-Lösun­gen leicht, falls in der Zusam­me­nar­beit mit dem Steuer­ber­ater eine geeignete Soft­ware wie DMS clas­sic pro oder eine für das Scan­nen expliz­it zer­ti­fizierte Lösung wie Unternehmen online genutzt wird und das DAT­EV-Rechen­zen­trum als Archiv dient. Dann kom­men alle Vorteile der Dig­i­tal­isierung zum Tra­gen, vor allem die schnelle Suche nach Doku­menten und ein­fache Erledi­gung von Zahlun­gen. Experte Michel ist überzeugt: „Das erset­zende Scan­nen kommt auf­grund der Vorteile immer öfter zum Ein­satz.“

Auch Bernd Annegarn will mit­tel­fristig dig­i­tal archivieren. Die Annegarn GmbH in Mün­ster ist auf Kälte‑, Kli­ma- sowie Geträn­ketech­nik spezial­isiert und hat vor allem gewerbliche Kun­den. Daher ver­schickt Annegarn Rech­nun­gen fast nur noch elek­tro­n­isch. Trotz­dem hat er weit­er eini­gen Aufwand mit Doku­menten, die Geschäftspart­ner auf Papi­er senden: „Wir erhal­ten zahlre­iche Belege per Post.“ Im erset­zen­den Scan­nen sieht er Chan­cen, spürt aber auch einen gewis­sen Zugzwang. Er weiß: „Dem wer­den wir uns im Zeital­ter der Dig­i­tal­isierung sich­er nicht entziehen kön­nen.“

Abschied vom Papier

Die wichtig­sten Tipps für das erset­zende Scan­nen

Prozess: Arbeit­en darf mit dem erset­zen­den Scan­nen nur, wer organ­isatorisch und tech­nisch alles richtig macht. Das muss mit dem Steuer­ber­ater besprochen und vor­bere­it­et wer­den. Er sorgt etwa für eine Ver­fahrens­doku­men­ta­tion, die den Anforderun­gen der Finanzbe­hör­den genügt.

Scan­ver­fahren: Es muss genau vorgegeben sein, wie der Prozess abzu­laufen hat. Beson­ders wichtig sind klare Ver­ant­wor­tungs­bere­iche und Zuständigkeit­en: Wer zeich­net die Rech­nung ab, wer scan­nt, wer kon­trol­liert, wer archiviert? Jede Änderung der Zuständigkeit­en ist zu notieren.

Tech­nik: Für das Finan­zamt ist festzuhal­ten, welche Geräte zum Ein­satz kom­men. Die entsprechende Hard- und Soft­ware muss laufend so aktu­al­isiert beziehungsweise funk­tions­fähig gehal­ten wer­den, dass Doku­mente bis zum Ende ihrer Auf­be­wahrungs­fris­ten jed­erzeit zu öff­nen sind.

Über­prü­fung: Die Zahl der einges­can­nten Belege muss jeden Tag aufgeze­ich­net wer­den, die Prozesss­chritte sind regelmäßig in Stich­proben zu kon­trol­lieren. Wichtig ist, dass Dritte aus Grün­den des Daten­schutzes keinen Zugriff auf die elek­tro­n­is­chen Doku­mente haben.

Archivierung: Unumgänglich ist ein Sys­tem mit getren­ntem Pfad und eigen­em Spe­icherort, das die revi­sion­ssichere Ablage der einges­can­nten Doku­mente sich­er­stellt. Ein ein­fach­es Spe­ich­ern der Dateien in einem Ord­ner auf der Fest­plat­te reicht keines­falls aus.

Aus­nah­men: Nicht jedes Doku­ment darf ges­can­nt und entsorgt wer­den. Urkun­den, Eröff­nungs­bi­lanzen oder Abschlüsse etwa sind weit­er­hin im Orig­i­nal aufzube­wahren. Über die Details informiert der Steuer­ber­ater.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2016

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